Egyre gyakoribb a telefonos interjúztatás, mert gyors, és főleg költséghatékony a munkáltatók számára. Alapvetően két csoportra oszthatók az ily módon lebonyolított felvételi beszélgetések:

Szűrő interjú: általában rövid, 3-8 kérdést tesz fel a felvételiztető, amelyek alapján eldönti, hogy van-e értelme a személyes találkozásnak és a felvételi folyamat folytatásának.

Teljes interjú: olyan, mint a személyes állásinterjú, de technikai vagy költségkímélési okokból (pl. földrajzi távolság vagy több résztvevője van egymástól távol) telefonon lebonyolítva. Általában háromnegyed-egy órás, de előfordulhat, hogy olykor hosszabbra nyúlik: nem ritka a három órás telefonos interjú sem. A telefonos felvételi beszélgetést a hagyományos interjúhoz hasonlóan jó előre egyeztetni szokták, és ugyanúgy kell fölkészülni rá, mintha személyes beszélgetésre mennénk. (A sikeres telefonos állásinterjúhoz válaszolj az alábbi kérdésekre.)

Határozd meg a célt!

Mindenekelőtt tisztázd magadban, mit szeretnél elérni az interjúval, esetedben ez első körben a „szűrőn” való átjutást jelenti azaz, hogy behívjanak egy személyes beszélgetésre.

Készülj fel!

Visszabeszélők. Kocsiban ne interjúzz! © Stiller Ákos

Az első benyomás itt is sokat számít, nem mindegy, hogy hogyan veszed fel a telefont, mit mondasz először. Ha állást keresel, nem tudhatod, mikor jön a „hívás”. Készülj fel az udvarias és professzionális – a személyiségedhez és a megcélzott pozícióhoz illő - bejelentkezésre: „X.Y. vagyok, jó napot kívánok!” Ha ismeretlen, vagy rejtett számról hívnak, mindig így vedd fel.

Ha alkalmatlan pillanatban hívnak - mobiltelefon esetében könnyen előfordulhat -, jobb, ha nem veszed fel. Erre az esetre állítsd be üzenetrögzítődet, és készíts egy személyes üzenetet, például: „Üdvözlöm, ön X. Y-t hívta. Sajnos most nem tudom felvenni, kérem, hagyjon üzenetet, amint lehetséges visszahívom. Köszönöm!”

Hogyha mégis felveszed, ne hebegj-habogj, ne szabadkozz. „Örülök, hogy hívtak, de sajnos ebben a pillanatban nem tudok beszélni, hívhatom önt 3 óra után?”, vagy „Elnézését kérem, éppen egy megbeszélésen vagyok, kérhetem, hogy dél és egy óra között hívjanak?”. Ha tényleg nem alkalmas az időpont, ne magyarázkodj, egy tőmondatban kérd arra a telefonálót, hogy hívjon vissza. A halasztásnak megvan az előnye: lehetőséget ad a felkészülésre, átnézheted a céggel kapcsolatos információidat, jegyzeteidet.

Mit akarsz mondani?

Gondold át, és fogalmazd meg a három legfontosabb érvet a felvételed mellett, amelyet mindenképpen el akarsz mondani. Sokat segíthetsz ezzel a felvételiztetőnek, akinek így nem indirekt információból kell kihámoznia a lényeget. Legyenek példáid, történeteid érveid alátámasztására.

Nem látják, mégis mosolyogj!

Hogyha hangodon érezni, hogy mosolyogsz, pozitív benyomást tehetsz a felvételiztetőre, és megalapozhatod a beszélgetés hangnemét. Egy amerikai kísérletben modellezett interjúszituációban az interjúztató pusztán a hallott hang alapján meg tudta mondani, hogy az interjúalany ül vagy áll, sőt, még azt is, hogy milyen öltözéket visel (például pizsamát vagy öltönyt). Ha teheted, öltözz úgy, mintha személyes találkozóra mennél!

Teremts megfelelő környezetet!

Keress egy csendes szobát, ahol nyugodtan - beszűrődő háttérzaj nélkül - beszélgethetsz az interjúztatóval. A gyereksírás, kutyaugatás vagy a TV-ből hallatszó hangok nemcsak zavaróak, rontják is a rólad alkotott képet. Jó ötlet, hogyha egy pohár vizet, és papírt, ceruzát készítesz önéletrajzod és jegyzeteid mellé. Sokat segíthet, ha számítógép előtt ülsz, és (előre) megnyitod a cég honlapját, meg egy keresőt, ahol akár beszéd közben is utánanézhetsz néhány dolgoknak.

Gyakorolj!

A telefonos interjúzás nem olyan könnyű, mint amilyennek látszik. A tapasztalataink szerint a gyakorlás megsokszorozhatja a siker esélyét. Keress egy barátot vagy családtagot és játsszátok el, a telefonhívást, ha lehet felvéve magnóra. Hallgasd vissza, és tedd fel magadnak a kérdést: ”Én felvenném ezt az embert?”. Ha a válasz nem egyértelmű igen, akkor még gyakorolnod kell. A gyakorlással csökkenthető a bizonytalanság, ami jól jön, hiszen épp elég feladat a feltett kérdésekre frappánsan válaszolni.

A telefonos interjú alatt:

• A beszélgetés elején tisztázd (és írd fel), kivel beszélsz, hol tudod elérni (mobil szám, e-mail cím), mi a beszélgetés célja, milyen hosszú lesz?
• Beszélj tisztán, jól artikulálva, kerüld a szlenget! Ne felejtsd el, hogy partnered nem lát, így a metakommunikációd jelentős része nem ér célba.
• Ne vágj partnered szavába!
• Ne félj kérdezni! Kérdéseid mutassák, hogy lelkes vagy, és érdeklődő.
• Vigyázz, hogy ne beszélj túl sokat. A válaszaid legyenek rövidek, egy-két percnél sose beszélj többet. Nyugodtan megkérdezheted a felvételiztetőtől, hogy kielégítőnek tartja-e válaszodat, utalva arra, hogy ki tudod egészíteni, ha szükséges.
• Senki sem várja, hogy minden kérdésre azonnal megfelelj, de a kommunikáció folytonossága megkívánja, hogy tájékoztasd az interjúztatót arról, hogy mi történik. Például: „Egy pillanat, hadd gondoljam át…”
• Ne felejts el levegőt venni: az egyenletes légzés megnyugtat és önbizalmat ad.
• Mielőtt letennéd a telefont, tisztázd a következő lépéseket (számíthatsz-e személyes beszélgetésre, további megkeresésre).
• Köszönd meg a hívást, és tudasd az interjúztatóval, hogy érdeklődsz a cég illetve a pozíció iránt.

A telefonos interjú után:

Írj köszönőlevelet (e-mailt) az interjúztatónak. Ebben foglald össze a telefonbeszélgetés főbb kérdéseit, különös tekintettel a megcélzott munkakörhöz kapcsolódó eredményeidre. Jó ötlet, ha megismétled a három legfontosabb érvet, amely felvételed mellett szól.

Gerlei Béla, vezető karrier-tanácsadó
karrierintezet.hu